KOOPERĀCIJAS PAMATPRINCIPU ROKASGRĀMATA

2.3.Paziņojums par sasaukšanu

Paziņojumu (informāciju) par biedru kopsapulces sasaukšanu valde dara zināmu (paziņo) visiem biedriem.

JĀŅEM VĒRĀ!
Biedra neinformēšana vai nepienācīga informēšana par plānoto kopsapulci ir rupjš biedra tiesību pārkāpums.

KSL neierobežo formas izvēli, kā tiek informēti biedri. Teorētiski ir iespējams paziņot arī mutiski vai telefoniski, tomēr šādā gadījumā valde riskē, ka gadījumā, ja kāds biedrs neieradīsies uz sanāksmi un vēlēsies apstrīdēt pieņemtos lēmumus, valdei nebūs pierādījumu, ka biedrs bija pienācīgi informēts par kopsapulci.

JĀŅEM VĒRĀ!
Statūtos var paredzēt dažādus paziņošanas veidus, tomēr ir obligāti jāievēro princips, ka informāciju saņem visi biedri.

Piemēram, nebūtu pieļaujama situācija, ka paziņojumu pieliek tikai pie ziņojumu dēļa KS juridiskajā adresē, jo biedriem nav pienākums katru dienu ierasties KS juridiskajā adresē. Paziņojums var tikt nodots personīgi, nosūtīts uz telefonu (sms), elektronisko pastu (e-pasts), vienkāršā vai ierakstītā vēstulē. Tam ir jābūt nosūtītam personīgi uz attiecīgā biedra kontaktinformāciju (tieši biedram vai tā pārstāvim, ja tāds ir norādīts). Lai nebūtu pārpratumu un strīdu ir vēlams vienoties vai pat statūtos paredzēt, kāda ir KS standarta paziņošanas kārtība. Piemēram, ja tiek izvēlēta iespēja sūtīt paziņojumu ar elektroniskā pasta starpniecību, tad jau brīdī, kad persona kļūst par biedru ir jānodrošina, ka valdes rīcībā ir šī informācija. Tā kā izņēmuma gadījumos arī revidents vai paši biedri var sasaukt kopsapulci, tad šādai biedru kontaktinformācijai ir jābūt pieejamai, ja ir tāda nepieciešamība. Teorētiski nav aizliegts vienoties par paziņošanu arī bez informācijas nodošanas personīgi, piemēram, ar sludinājumu noteiktā laikrakstā vai KS mājaslapā internetā, tomēr šāda iespēja noteikti ir precīzi jāatrunā statūtos, kā arī tas var palielināt risku, ka kāds no biedriem tomēr nav savlaicīgi uzzinājis par kopsapulces norisi. Laikraksta gadījumā tas var radīt arī papildu izmaksas, jo darba kārtības publicēšana var aizņemt arī lielu apjomu. Līdz ar to būtu jāizvairās no pārāk bezpersoniskiem paziņojuma nodošanas veidiem.

Piezīme:
Lai neradītu liekus pārpratumus un neērtības, nav ieteicams arī pārāk bieži mainīt paziņošanas veidus. Kamēr visi biedri netiek nepārprotami informēti par turpmākas kārtības izmaiņām, ir jāpieturas pie sākotnēji izvēlētā paziņošanas modeļa.

Atkarībā no izvēlētā paziņojuma nodošanas veida biedriem ir jānodrošina attiecīga kontaktinformācija (telefona numurs, dzīvesvietas adrese, e-pasts). Ja biedra kontaktinformācija nomainās, tad biedram pašam ir pienākums informēt par šo faktu. Valdei, protams, saprāta robežās (labticīgi) ir jādara viss iespējamais, lai paziņotu informāciju šim biedram, tomēr šādā situācijā biedrs visticamāk nevarēs vainot valdi un apstrīdēt kopsapulces pieņemtos lēmumus, ja pats bija nolaidīgs un savlaicīgi neinformēja par kontaktinformācijas izmaiņām. Šādu iemeslu dēļ vislabāk būtu kombinēt vairākus paziņošanas veidus, piemēram, elektroniskais pasts un telefoniski (sms) vai papildus arī informācija KS mājaslapā.