KOOPERĀCIJAS PAMATPRINCIPU ROKASGRĀMATA

2.5.Elektronisko līdzekļu izmantošana kopsapulces organizēšanā

KSL ļauj ar elektronisko līdzekļu palīdzību gan pilnībā noturēt kopsnsapulci elektroniski, gan arī ar elektronisko līdzekļu palīdzību īstenot procesuālas darbības kopsapulces organizēšanā.

JĀŅEM VĒRĀ!
Lai biedru kopsapulci varētu noturēt elektroniskajā vidē, elektronisko līdzekļu platformai jābūt tādai, kas nodrošina visas KSL un statūtos noteiktās tiesības – balsot, diskutēt, iepazīties ar informāciju, uzdot jautājumus valdei, kā arī īstenot citas KSL vai statūtos noteiktās tiesības.

Ja KS būs sasaukusi kopsapulci, izmantojot elektroniskos līdzekļus, tomēr nebūs īstenojusi iespēju biedram realizēt kādu no KSL vai statūtos noteiktajām tiesībām, būs pamats vērtēt pašas kopsapulces un tajā pieņemto lēmumu leģitimitāti.

JĀŅEM VĒRĀ!
KSL 36.panta septītā daļa paredz, ka tiesības elektroniski sasaukt kopsapulci var izmantot tikai tad, ja KS nodrošina drošu biedru identificēšanu un drošu kārtību biedru tiesību izlietošanai.

KSL neizvirza nekādas citas prasības, kas skaidri norādītu, ka izvēlētie elektroniskie līdzekļi atbilst KSL minētajiem drošības kritērijiem. Līdz ar to KSL valdei ir pienākums izvērtēt visus iespējamos riskus, izvēloties kādus konkrētus elektroniskos līdzekļus kopsapulces organizēšanā. Valde attiecīgi būs arī atbildīga par tādu elektronisko līdzekļu izmantošanu, kas ļauj pārliecināties par katra biedra klātesamību, tā balsojumu un citām veiktajām darbībām. Lai nodrošinātu drošu biedru identificēšanu un visu biedru tiesību realizāciju, nav obligāti nodrošināt tādu elektronisko līdzekļu izmantošanu, kas ļautu savu identitāti apliecināt ar internetbankas rīkiem. KS var arī izvēlēties vienkāršākus risinājumus, citiem vārdiem sakot, arī ar mazāku drošības līmeni biedru identificēšanā. Piemēram, KS var izveidot platformu, kurā KS biedriem būtu ļauts pieslēgties, ievadot iepriekš piešķirtu paroli. Tāpat KS var izmantot kādu no jau piedāvātajām platformām elektroniskās balsošanas nodrošināšanai, iepriekš pārliecinoties par to atbilstību tieši KS vajadzībām.

JĀŅEM VĒRĀ!
Ņemot vērā KSL paredzētās tiesības un pienākumus, elektroniskajai platformai jānodrošina iespēja diskutēt par darba kārtības jautājumiem. Diskusijai jābūt nodrošinātai tā, lai biedrs var izteikties par darba kārtības jautājumiem, savukārt pārējie biedri un KS vadība var uzklausīt minēto informāciju, kā arī nepieciešamības gadījumā attiecīgi arī paust savu viedokli vai arī atbildēt uz jautājumiem.

Tas nozīmē, ka, izmantojot elektroniskos līdzekļus kopsapulces organizēšanā, jābūt nodrošinātai kopsapulces tiešraidei vismaz audio formātā. Video formāta nenodrošināšana nav pamats, lai atzītu biedru kopsapulci par nenotikušu un tajā pieņemtos lēmumus par spēkā neesošiem. Ja elektroniskā platforma nodrošina drošu biedru identificēšanu, balsošanu par darba kārtības jautājumiem, bet nenodrošina diskutēšanas iespēju, tad risinājums šādai situācijai ir citu elektronisko līdzekļu paralēla izmantošana, piemēram, telekonferences organizēšana. Šādā gadījumā jāņem vērā, ka liels skaits biedru, kas kopsapulcē piedalās ar elektronisko līdzekļu palīdzību, varētu apgrūtināt kopsapulces vadīšanu un tā norisi.

KS statūtos var noteikt tiesības ne tikai noturēt visu kopsapulci elektroniski, bet paredzēt iespēju biedriem piedalīties kopsapulcē, izmantojot elektroniskos līdzekļus. Respektīvi, tiek organizēta klātienes biedru kopsapulce, paralēli ļaujot biedriem piedalīties kopsapulcē un nodot balsojumu par konkrēto jautājumu arī attālināti, izmantojot elektroniskos līdzekļus. Arī šādas tiesības KS var izmantot tikai tad, ja nodrošina drošu biedru identificēšanu un kārtību biedru tiesību izmantošanai. Šāda paralēla elektronisko līdzekļu izmantošana klātienes kopsapulces organizēšanā gan nerada nekādu ietekmi uz kopsapulces sasaukšanas termiņiem, bet kalpo par rīku, kas atvieglo biedru dalību kopsapulcē un vairo biedru līdzdarbošanos KS pārvaldē.

Piezīme:
KSL neliedz KS statūtos paredzēt, ka atsevišķu tiesību vai pienākumu izpilde ir iespējama tikai elektroniski.

Piemēram, statūtos var paredzēt, ka ar kopsapulces organizēšanu saistītās darbības ir veicamas tikai elektroniski (valde informē par kopsapulci tikai elektroniski un biedri piesaka papildu jautājumus darba kārtībai tikai elektroniski), bet pati kopsapulce tiek sasaukta klātienē bez elektronisko līdzekļu izmantošanas. Šāda procedūra var kalpot par veidu, kā nodrošināt pašas kopsapulces ātrāku noturēšanu. Proti, situācijā, ja statūti paredz izmantot tikai elektroniskos līdzekļus ar kopsapulces organizēšanu saistīto tiesību un pienākumu izpildē, tad paziņojums par kopsapulces organizēšanu ir nosūtāms ar tādu aprēķinu, ka biedrs to saņem ne vēlāk kā 20 dienas pirms kopsapulces. Prezumpcija par elektroniski nosūtīta dokumenta saņemšanu iestājas otrajā dienā pēc tā nosūtīšanas. Tas nozīmē, ka šāds paziņojums faktiski elektroniski nosūtāms ne vēlāk kā 21 dienu pirms kopsapulces norises dienas. Statūtos, protams, var paredzēt arī garākus termiņus. Līdz ar to elektronisko līdzekļu izmantošana tikai kopsapulces organizēšanā saīsina ar organizēšanu saistītos termiņus, vienlaikus ļaujot izvairīties no iespējamiem riskiem, ko rada biedru identifikācija un balsošanas nodrošināšana elektroniski noturētā kopsapulcē. Proti, paredzot šādu kārtību KS statūtos, biedram ir pienākums norādīt tikai e-pasta adresi, uz kuru sūtāmi paziņojumi par kopsapulces sasaukšanu un no kuras var pieteikt papildu jautājumus darba kārtībai.