KOOPERĀCIJAS PAMATPRINCIPU ROKASGRĀMATA

2.6.Lēmumu projekti un citi dokumenti

JĀŅEM VĒRĀ!
Biedriem ir tiesības iepazīties ar lēmumu projektiem un dokumentiem, kuriem ir nozīme lēmuma pieņemšanā, vismaz 10 dienas pirms biedru kopsapulces.

Ja biedru kopsapulcē paredzēts grozīt sabiedrības statūtus, lēmuma projektam par statūtu grozījumiem pievieno dokumentu, kurā norāda, kurus statūtu punktus ierosināts atzīt par spēku zaudējušiem vai grozīt, un šo punktu jauno redakciju. Lēmumprojekts ir vajadzīgs, lai biedrus labāk informētu par izskatāmā jautājuma būtību, kā arī tā ir valdes iespēja (reizēm arī pienākums) savlaicīgi informēt par savu nostāju, kā attiecīgais jautājums būtu izlemjams, proti, kas no valdes skatupunkta ir atbilstošāks KS kopējām interesēm. Nepārprotami tas ir attiecināms uz peļņas sadales jautājumu (KSL 27.pants). Labā prakse ir arī, ja jautājumam par valdes, padomes vai citas amatpersonas vēlēšanu kopā ar citiem dokumentiem pievieno arī informāciju par kandidātiem, tajā skaitā dzīves aprakstu (CV) vai vismaz iepriekšējo darba pieredzi. Vienlaikus lēmumprojekta esamība nenozīmē, ka biedru kopsapulce nevar izlemt pretēji. Kopsapulces laikā pieņemtais lēmums var būtiski atšķirsies no lēmumprojektā piedāvātā. Piemēram, nav aizliegts plānotā Jāņa Bērziņa vietā sanāksmē ievēlēt Annu Priedīti. Nav aizliegts valdes locekļa kandidātus izvirzīt arī tikai kopsapulces laikā. Galvenais, lai pieņemtais lēmums atbilst darba kārtībā izskatāmajam jautājumam vai tieši izriet no tā.

JĀŅEM VĒRĀ!
Atbilstoši KSL 22.pantam valdei ir pienākums nodrošināt, ka biedri var iepazīties ar lēmumprojektiem un citiem dokumentiem KS juridiskajā adresē.

Biedriem ir tiesības arī saņemt dokumentu kopijas vai izrakstus. Biedrs gan šīs tiesības nevar izmantot ļaunprātīgi un prasīt pārāk lielu apjomu dokumentu atvasinājumu. KSL arī neparedz, vai šie dokumentu atvasinājumi ir jānodrošina bez maksas, tāpēc, jo īpaši apjomīgu dokumentu gadījumā var paredzēt arī saprātīgu maksu par dokumentu atvasinājumu izgatavošanu.

Piezīme:
Dokumentu pieejamība juridiskajā adresē arī nenozīmē, ka biedriem ir neierobežotas iespējas visu diennakti un katru dienu ierasties juridiskajā adresē. Tieši tāpēc paziņojumā ir jānorāda vieta un laiks, kur un kad biedri var iepazīties ar attiecīgajiem dokumentiem. Tas gan būs valdes pārkāpums un biedra tiesību ierobežojums, ja šis laika posms tiks pārāk ierobežots, piemēram, tikai viena stunda konkrētā dienā. Ja dokumenti ir pieejami tikai 10 dienas pirms kopsapulces un biedru skaits ir liels, tad būtu saprātīgi, ka ar dokumentiem var iepazīties vismaz visas līdz kopsapulcei atlikušās darba dienas vairāku stundu garumā.

JĀŅEM VĒRĀ!
Valde ir atbrīvota no pienākuma nodrošināt dokumentus juridiskajā adresē, ja šie dokumenti ir nepārtraukti un bezmaksas pieejami elektroniskajā vidē un tos ir iespējams arī lejupielādēt.

Piemēram, ja KS ir kvalitatīva mājaslapa, tad tā var būt piemērota elektroniskā vide šādām darbībām. Mūsdienās pastāv arī citi tehnoloģiski risinājumi dokumentu pieejamībai elektroniskajā vidē (dokumentu mākonis, dažādas platformas dokumentu apmaiņai vai publiskai pieejamībai u. tml.). Šādi risinājumi varētu būt pat atbilstošāki nekā mājaslapa, jo mājaslapa parasti ir publiski pieejama ne tikai biedriem, bet jebkuram interesentam, kas varētu radīt aizskārumu KS interesēm, ja tiek izplatīta informācija, kas satur komercnoslēpumu, personas datus vai citu sensitīvu informāciju. Var izvēlēties arī tādu veidu, kas nodrošina piekļuvi dokumentiem tikai ar paroli vai citu autentifikāciju, kas ir pieejama visiem biedriem.

Vienlaikus, lai arī KSL to tieši neparedz, tomēr dokumentu pieejamība juridiskajā adresē vai elektroniskajā vidē nav jānodrošina, ja visi nepieciešamie dokumenti ir personīgi izsniegti visiem biedriem. Piemēram, ja dokumentu nav daudz, tad tie var tikt nosūtīti vai izsniegti jau kopā ar paziņojumu vai arī vēlāk nosūtīti ar elektroniskā pasta starpniecību. Šāds veids ir vēl vairāk vērsts uz biedru interešu aizsardzību, tāpēc atbilst KSL 22.pantā paredzētā regulējuma mērķim.