KOOPERĀCIJAS PAMATPRINCIPU ROKASGRĀMATA
Kaspars Vecozols, Aivars Latkovskis, Linda Uzkalne, Aiga Smiltāne
LAUKSAIMNIECĪBAS UN MEŽSAIMNIECĪBAS PAKALPOJUMU KOOPERATĪVO SABIEDRĪBU
KOOPERĀCIJAS PAMATPRINCIPU ROKASGRĀMATA
2020.gads 1.versija
Saturs:
2.10.Protokols
Biedru kopsapulces gaita tiek protokolēta.
JĀŅEM VĒRĀ!
Protokols ir dokuments, kas atspoguļo kopsapulces norisi no atklāšanas brīža līdz slēgšanai. Protokols pilda arī vēsturiskās atmiņas funkciju, jo protokolā norādītā informācija var palīdzēt labāk izprast pieņemto lēmumu būtību arī pēc vairākiem gadiem.
Par apzinātu (tīšu) protokola falsifikāciju (patiesībai neatbilstošu faktu norādīšanu protokolā) var iestāties likumā noteiktā atbildība par dokumentu viltošanu.
Protokolā norāda vismaz šādu informāciju:
- KS nosaukumu;
- institūciju (personu), kura sasauc kopsapulci;
- kopsapulces norises vietu un laiku;
- laiku, kad paziņots par kopsapulces sasaukšanu, un paziņošanas veidu;
- kopējo balsstiesīgo biedru skaitu;
- pārstāvju skaitu, kāds nepieciešams, lai būtu pārstāvēti visi biedri (ja sasaukta pārstāvju sapulce);
- kopsapulcē klātesošo biedru skaitu;
- darba kārtības jautājumus;
- balsošanas rezultātus, norādot attiecībā uz katru lēmumu nodoto "par" balsu skaitu;
- pieņemtos lēmumus;
- kopsapulces vadītāju un protokolētāju.
Protokolā norādāmā minimālā informācija ir veidota tā, lai biedrs vai cita persona, iepazīstoties ar protokolu, spētu saprast, vai pieņemtie lēmumi ir tiesiski, t. sk. ievērotas kvoruma vai balsu vairākuma prasības.
Piezīme:
Ikviens biedrs ir tiesīgs iepazīties ar protokolu un tam pievienotajiem dokumentiem. Biedrs ir tiesīgs iepazīties arī gadījumā, ja pats nepiedalījās kopsapulcē, t. sk. var iepazīties ar visiem iepriekš izstrādātajiem protokoliem pat par laika periodu, kad personai vēl nebija biedra statusa.
Protokolu paraksta kopsapulces vadītājs un protokolētājs. Protokolam nav jābūt pilnībā gatavam jau kopsapulces noslēgšanas brīdī, ja ir nepieciešami tehniski precizējumi vai noformēšana. Ņemot vērā šos apstākļus, protokola noformēšanai jau normatīvie akti paredz īpašas prasības[1], jo atšķirībā no citiem dokumentiem:
- protokola datums ir attiecīgās kopsapulces norises datums, nevis brīdis, kad vadītājs un protokolists paraksta protokolu;
- protokola izdošanas vieta ir kopsapulces norises vieta, nevis vieta, kur fiziski jau pēc kopsapulces protokolu parakstīja vadītājs un protokolētājs.
Protokolā noteikti ir jāatspoguļo arī visi kopsapulces pieņemtie lēmumi. Protokolā papildus var atspoguļot arī izteiktos viedokļus vai notikušo diskusiju. Šāda informācija arī vēlāk palīdzēs labāk izprast pieņemto lēmumu būtību un argumentāciju. Ja ir izlemts jautājumus, kurš ir jāpiesaka Uzņēmumu reģistram, tad informāciju par pieņemtajiem lēmumiem ir jāiesniedz Uzņēmumu reģistram 15 dienu laikā no izmaiņu pieņemšanas brīža[2]. Šādā gadījumā Uzņēmumu reģistram iesniedz protokolu vai tā atvasinājumu (kopija, izraksts). Tā kā protokolā var būt ietverta arī sensitīva informācija, t. sk. informācija par komercnoslēpumu vai fiziskās personas dati, tad vēlams Uzņēmumu reģistram iesniegt tikai izrakstu (juridiski korekti noformētu).
Protokolam pievieno kopsapulces laikā izveidoto klātesošo biedru sarakstu (KSL 39.panta ceturtā daļa). Protokolam pievieno biedru izsniegtās pilnvaras citai personai piedalīties biedra vietā (KSL 36.panta pirmā daļa). Protokolam pievieno arī citus dokumentus, ja to paredz likums vai KS statūti vai ja biedru kopsapulce vai tās vadītājs uzskata, ka konkrētais dokuments ir tieši saistīts ar izskatāmajiem darba kārtības jautājumiem.
[1] Ministru kabineta 2018.gada 4.septembra noteikumu Nr. 558 “Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība” 14. un 22.punkts.
[2] Likuma “Par Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistru” 8.panta desmitā daļa.
